Case Digitale Agenda Gemeente Almelo

Gemeente Almelo: van versnipperde initiatieven naar een gedragen Digitale Agenda 2028

Vraag van de gemeente

De gemeente Almelo staat voor grote maatschappelijke opgaven, zoals het realiseren van een groenblauwe, toekomstbestendige stad, het vergroten van kansengelijkheid en het verbeteren van de leefbaarheid in wijken. Deze ambities vragen om een wendbare organisatie die snel kan schakelen, slim gebruikmaakt van data en moderne dienstverlening biedt aan inwoners en ondernemers.

Binnen de organisatie was al veel in beweging op het gebied van digitalisering – denk aan een i-visie, een datavisie, een architectuurlijn, een visie op dienstverlening – maar deze deelvisies waren versnipperd en niet goed met elkaar verbonden. Het lukte onvoldoende om van al deze losse bouwstenen één samenhangend en koersvast verhaal te maken.

Wat wél aanwezig was: urgentie, energie én de wens om te leren en te ontwikkelen. Vanuit dat vertrekpunt zijn we samen aan de slag gegaan. Niet om iets ‘op te leggen’, maar juist om met het managementteam en de organisatie zelf de verbinding te leggen tussen visie en praktijk, en tussen ambitie en uitvoering.

Onze aanpak: samen bouwen met management en organisatie

We zijn gestart met een eerste werksessie met het CMT. We brachten de huidige situatie en ambities in kaart aan de hand van de invalshoeken People, Process en Technology, en legden verbindingen met de strategische thema’s uit het coalitieakkoord. In deze sessie ontstond een eerste ‘houtskoolschets’ van de digitale agenda: wat is onze stip op de horizon, wat is er al, en wat ontbreekt nog?

Daarna volgden twee verdiepende sessies:

1. In de eerste sessie werkten we aan inhoudelijke samenhang: we brachten de i-visie, data-aanpak, architectuurprincipes en visie op dienstverlening bij elkaar tot één gedragen verhaal. Daarbij maakten we expliciet de verbinding met concrete ambities, lopende initiatieven en de strategische doelen van de gemeente.
2. In de tweede sessie lag de nadruk op realisatie: wat vraagt dit van ons als managementteam? Welke beweging willen we in gang zetten? En hoe organiseren we de sturing?

Tussen de sessies door stemden we regelmatig af met sleutelfiguren zoals informatieadviseurs, het hoofd Informatie en Automatisering, en het hoofd Informatievoorziening & Datagedreven Werken. Deze combinatie van strategische sessies en inhoudelijke checks zorgde voor draagvlak én scherpte.

De Digitale Agenda 2028

Op basis van de sessies met het CMT leverden we de definitieve versie van de Digitale Agenda Gemeente Almelo 2028 op. Deze beschrijft op compacte en visuele wijze:

• De vier prioriteiten:
1. Verbeteren en vernieuwen van de dienstverlening
2. Datagedreven werken
3. Flexibele informatievoorziening
4. Digitale vaardigheden en leiderschap
5. Informatieveiligheid en privacy
• De onderliggende uitgangspunten, zoals het werken onder architectuur, voldoen aan wet- en regelgeving, hergebruik boven bouwen, en samenwerking met andere overheden.
• De samenhang met de strategische ambities van Almelo, waaronder een inclusieve samenleving, duurzaamheid en een betrouwbare overheid.

We kozen samen bewust niet voor een dik rapport, maar voor een krachtige visuele agenda die uitnodigt tot gesprek en richting geeft aan keuzes. De agenda is gepresenteerd aan het CMT en via het college gedeeld met de gemeenteraad.

Van visie naar uitvoering

Om de agenda te vertalen naar concrete uitvoering, spraken we met collega’s uit de organisatie. In interviews met o.a. informatieadviseurs, domeinvertegenwoordigers, projectleiders en beleidsmakers brachten we de bestaande en geplande digitaliseringsactiviteiten in kaart. Dit resulteerde in:

• Een portfolio-overzicht op basis van de vier pijlers van de agenda;
• Een set aanbevelingen voor inrichting en sturing;
• Inzicht in witte vlekken en overlap in het bestaande i-portfolio.

De gemeente heeft dit overzicht inmiddels in beheer genomen en gebruikt het als basis voor verdere besturing en programmering.

Het resultaat

De Digitale Agenda 2028 werd met enthousiasme ontvangen door het CMT. Er ligt nu:

• Eén helder, visueel verhaal over digitalisering in Almelo;
• Draagvlak en eigenaarschap bij het managementteam;
• Een basis voor sturing, prioritering en communicatie in de organisatie;
• Aanzet tot een concreet uitvoeringsprogramma met overzicht in projecten.

Almelo heeft hiermee een stevige basis gelegd om de komende jaren verder te bouwen aan een toekomstbestendige, wendbare en datagedreven organisatie.